Manuál k systému Offeris

Vyhledávání a práce se seznamem kontaktů

1. Přejděte do menu Kontakty → Osoby (nebo Firmy).
2. Klikněte na tlačítko Filtr pro otevření vyhledávacího panelu.
3. Zadejte hledaný text do příslušného pole (např. Jméno).
   • Tip: Mezera v textovém poli funguje jako zástupný znak a nahrazuje libovolný počet znaků. Zadáte-li např. františek va, systém vyhledá řetězec „františek“, libovolný text mezi tím a řetězec „va“ (např. František Testovací). Vyhledávání není citlivé na malá a velká písmena ani na diakritiku.
4. Klikněte na Filtruj (nebo Enter). Pro zrušení filtru klikněte na Zruš.
5. Seřaďte seznam kliknutím na šipky u názvu sloupce. Opakovaným kliknutím měníte směr řazení (A→Z nebo Z→A).
6. Přizpůsobte zobrazení sloupců kliknutím na Přizpůsobení, zaškrtněte pole a klikněte na Nastavit zobrazení.
   • Tip: Nastavení zobrazení sloupců se váže na konkrétního přihlášeného uživatele.
7. Hromadná akce: Hromadná akce → Zobrazit/skrýt zaškrtávací políčka, označte záznamy a zvolte úkon (Vymazat, Archivovat označené záznamy nebo Export do XLS).
   • Tip: Nabídka pod tlačítkem Hromadná akce se dynamicky mění podle toho, v jaké části systému se nacházíte.

Detail firmy a pobočky

1. Přejděte do Kontakty → Firmy a klikněte na název firmy.
2. Přidání pobočky/provozovny: V části Pobočky klikněte na Přidat adresu, vyplňte údaje a uložte.
   • Smyslem provozoven je fakturovat na centrálu firmy, ale zboží doručovat na konkrétní doručovací adresu provozovny.
3. Historie a dokumenty firmy: Záložka Obchodní dokumenty obsahuje podzáložky: Cenové nabídky, Přijaté objednávky, Nedodané, Vydané objednávky, Vydané a Přijaté faktury, Sklad, Produkty (Dodavatel), Produkty (Zákazník), Prodej, Kalendář, Reklamace.
4. Podzáložka Nedodané zobrazuje objednané, ale zatím nedodané položky (Objednáno, Zatím vydáno, Zbývá).
5. Podzáložka Produkty (Zákazník) zobrazuje kompletní historii nabídek, objednávek a faktur daného zákazníka.
6. Filtrování neuhrazených faktur: V podzáložce Vydané faktury přes Filtr → Úhrada: Neuhrazené zobrazíte pouze neuhrazené doklady firmy.

Barevné rozlišení dokladů v seznamu firem: Pokud máte přes Přizpůsobení zapnuté sloupce pro doklady, systém u firmy zobrazuje jejich barevný stav:

• Faktury: červená = neuhrazená, zelená = uhrazená.
• Cenové nabídky: barva podle stavu nabídky (např. rozpracovaná, vyhraná); barvy si definuje uživatel.

Perioda návštěv a plánování

1. V detailu firmy klikněte na Úprava.
2. V části Obchod zadejte do pole Perioda návštěv počet dní (např. 90 nebo 365).
3. Vyberte datum v poli Poslední návštěva. Systém automaticky vypočítá Další návštěva.
   • Pozor: Datum v poli Další návštěva je pouze orientační výpočet — přesný termín je potřeba se zákazníkem dohodnout.
4. Filtrování návštěv: V seznamu firem přes Rozšířený filtr zadejte časový rozsah do Další návštěva a filtrujte — zobrazí se zákazníci, které je třeba v období kontaktovat.
5. Přímo z detailu firmy naplánujete schůzku přes tlačítko Dohodnout schůzku.

Schůzky, kalendář a zápisy

Naplánování schůzky:

1. V detailu firmy klikněte na Dohodnout schůzku (nebo přejděte do Úkoly, zápisy → Kalendář).
2. Nastavte Datum, Čas, Trvání a vyberte Typ kalendáře (Stávající zákazník, Nový zákazník, Servis, Dovolená).
3. Zadejte Název události, případně Popis a uložte.

Kalendář: V menu Úkoly, zápisy → Kalendář přepínejte mezi pohledy Měsíce, Týden a Den. Podrobnosti viz kapitola 8. Úkoly a kalendář.

Zápis po schůzce:

1. Otevřete schůzku z kalendáře a v pravé části klikněte na Přidat zápis.
2. Zadejte Název zápisu a do editoru zapište průběh a výsledek.
3. Ponechte zaškrtnuté Aktualizovat datum poslední návštěvy.
   • Pozor: Pokud políčko odškrtnete, datum poslední návštěvy se neaktualizuje.
4. Klikněte na Uložit. Systém přepočítá datum pro Další návštěva.

Generování nabídky ze schůzky: Z ukončené schůzky můžete přímo vytvořit cenovou nabídku — viz kapitola 3. Cenové nabídky.

Vytvoření cenové nabídky

Ze schůzky: V detailu ukončené schůzky klikněte na Vygenerovat cenovou nabídku a zvolte Nová cenová nabídka: CN (nebo VZOR). Údaje zákazníka se přenesou automaticky.

Ze vzoru: V Obchod → Cenové nabídky zvolte záložku VZOR, klikněte na požadovaný vzor a v detailu na Vygenerovat cenovou nabídku.

Manuálně:

1. Přejděte do Obchod → Cenové nabídky a klikněte na Nová nabídka.
2. 1. FIRMA ZÁKAZNÍKA — začněte psát název v poli Název firmy.
   • Firma v databázi — vyberte ze seznamu.
   • Nová firma — vyberte záznam se symbolem +. Systém automaticky dotáhne údaje z ARES / Finanční správy.
   • Fyzická osoba nepodnikatel — klikněte na Neevidovat firmu a pokračovat.
   • V pravé části zkontrolujte informace (VIP zákazník, faktury po splatnosti).
3. 2. OSOBA ZÁKAZNÍKA — vyhledejte osobu nebo vyplňte novou (Jméno, Příjmení, E-mail).
4. Klikněte na Pokračovat v nabídce (nebo Neevidovat osobu a pokračovat).

Typy položek

Produktová položka:

1. Klikněte na Pokračujte přidáním další položky.
2. Vyberte produkt: zadejte objednací číslo, EAN nebo název do pole Název položky, nebo klikněte na Z produktů / Z katalogu.
3. Vyplňte Dodací lhůta, Záruční doba, Naše obj. číslo (číslo viditelné pro zákazníka na všech dokladech), Dodavatelské obj. číslo (používá se při objednávání u dodavatele a na přijatých dodacích listech pro skladníka — zákazník ho nevidí), Množství, MJ, Cena/MJ.
4. Klikněte na Uložit.

Volná položka — pro jednorázové položky, práce a služby bez evidence ve skladu:

1. Klikněte na Pokračujte přidáním další položky.
2. Do Název položky vepište vlastní text, zadejte množství, prodejní a nákupní cenu.
3. Na otázku „Chcete uložit tuto položku jako produkt?“ zvolte Ano nebo Ne.

Nákladová položka — interní náklady (např. práce projektanta), které snižují zisk, ale netisknou se zákazníkovi:

1. Klikněte na Více → Nákladová položka.
2. Zadejte Název, množství a nákupní cenu. Prodejní cena zůstává 0 Kč.

Kontejnerová položka — seskupuje drobné položky (např. spojovací materiál) do jednoho celku:

1. Klikněte na Více → Kontejnerová položka.
2. Zadejte název (např. „Spotřební materiál“) a uložte.
3. Při přidávání produktů vyberte v poli Zařazen v kontejneru vytvořený kontejner.

Galerie obrázků — blok referenčních fotografií:

1. Klikněte na Více → Galerie.
2. Zadejte název, vyberte nebo vytvořte kategorii.
3. Zvolte Typ galerie (1, 2, 3 nebo 4 obrázky v řádku).
4. Označte obrázky (vybrané mají zelený okraj) a uložte.

Pozor: Obrázky musí být ve formátu JPG/JPEG nebo PNG. Formát WebP není podporován generátorem PDF.

Organizace nabídky (sekce, mezisoučty, hromadné akce)

Přes tlačítko Více pod seznamem položek přidáte vizuální prvky:

• Sekce, poznámka — nadpis bloku (např. „Interiérové dveře“, „Exteriér“).
• Mezisoučet — dílčí částka za sekcí.
• Zalomení stránky — přelomení pro tisk na novou stranu.

Hromadné přidávání: Více → Přidat hromadně, zadejte množství u produktů a Vložit vybrané produkty.

Změna pořadí: použijte šipky nahoru/dolů u položek nebo zadejte číslo pořadí a klikněte na ikonu diskety.

Ceny, slevy, zisk a marže

DPH: Zvolte sazbu v poli DPH. Pro zahraničního plátce DPH v detailu firmy na záložce Obchodní podmínky zaškrtněte Automaticky 0 % DPH v obchodních dokumentech.

Cena/MJ: Zadejte cenu bez DPH (nebo zaškrtněte s DPH a zadejte cenu s DPH).

Sleva: V poli Sleva vyberte typ:

• Žádná
• Absolutní (částka v Kč bez DPH)
• Procentuální (např. 2 %)

Nákup: U skladových produktů se nákupní cena vypočítává váženým průměrem (na 8 desetinných míst).

Zisk a marže: Systém automaticky zobrazuje vypočítaný Zisk (v Kč a %) a Marži (v %).

Stav skladu: Část Stav skladu zobrazuje dostupnost (Dostupné, Rezervováno, Celkem, Objednáno, Vyd. obj.).

Aktualizace cen ve verzi: Klikněte na Více → Aktualizovat ceny — Vždy pro všechny položky a potvrďte aktualizaci nákupních i prodejních cen.

Tisk a odeslání nabídky

1. Ve spodní části nabídky klikněte na Tisk.
2. Vyberte tiskovou šablonu. Šablony se liší zejména:
   • Úpravou hlavičky — formátování adresy pro poskládání do okénkové obálky.
   • Ceny v řádku — ceny v standardní horizontální tabulce (vhodné pro kratší popisy).
   • Ceny ve sloupci — ceny ve vertikálním bloku v pravé části (vhodné při delších textových popisech a obrázcích položek).
3. Pro stažení klikněte na Soubor (PDF nebo XLS), pro odeslání na E-mail.
4. V okně Nová zpráva:
   • Automaticky se načte e-mailová adresa zákazníka.
   • Zvolte e-mailovou šablonu v poli Vzor (např. Základní).
   • Zkontrolujte předvyplněný text s parametry (název firmy, kontaktní osoba, číslo nabídky, datum, podpis/logo). Přiložen je vygenerovaný PDF soubor nabídky.
   • Přiložte další přílohy přes Přiložit soubor.
   • Zaškrtnutím Kopie pro mě dostanete kopii zprávy.
5. Klikněte na Odeslat e-mail.
6. Po odeslání se automaticky zaškrtne pole Odesláno a zobrazí se hlášení Tento dokument je uzamčen.

Tip: Uzamčení zabraňuje nežádoucím úpravám verze, kterou dostal zákazník. S příslušnými oprávněními můžete doklad odemknout.

Interní poznámka: V levém menu nabídky klikněte na Poznámky, zadejte text a uložte. Zobrazuje se v seznamu nabídek pro rychlou orientaci.

Reakce zákazníka (revize, prohra, akceptace)

Revize — nová verze (kopie):

1. V detailu nabídky klikněte na tlačítko Stav a zvolte Nahrazená jinou.
2. Klikněte na Kopie (nebo Vygenerovat cenovou nabídku jako kopii) a potvrďte Ano.
3. V nové nabídce (s novým číslem) upravte položky (např. změňte slevu z 2 % na 5 %) a odešlete.

Tip: Vytvořením kopie si zachováte historii všech verzí, které zákazník dostal.

Prohraná nabídka:

1. Klikněte na pole Stav a zvolte Prohraná.
2. V poli Důvod rozhodnutí vyberte z číselníku (např. Máme lepší cenu než konkurence, Nemají peníze, Nemáme to, co hledají).
3. Klikněte na Změnit stav.

Pozn.: Vyhodnocení důvodů prohry najdete v kapitole 9. Statistiky.

Akceptace (vygenerování objednávky):

1. V detailu nabídky klikněte na Vygenerovat objednávku.
2. Zvolte Vygenerovat přijatou objednávku, stav nabídky na Vyhraná.
3. Systém vytvoří přijatou objednávku a nabídku překlopí do stavu Vyhraná.
4. Pro rychlý přechod mezi doklady využijte v detailu vpravo dole sekci Související.

Vymazání nabídky: Otevřete detail, v levém menu klikněte na Vymazat a potvrďte Ano.

Automatické úkoly a follow-up

1. Po vygenerování nabídky systém automaticky vytvoří úkol (např. „Zavolat ohledně CNxxxxx“) s termínem obvykle za 7 dní.
2. Seznam úkolů najdete v detailu nabídky na záložce Úkoly, zápisy, v menu Úkoly nebo na Nástěnce.
3. Po vyřízení klikněte na název úkolu, změňte Stav na Hotový (nebo Uzavřený) a potvrďte.

Přijaté objednávky — Vytvoření a hlavička

1. Přejděte do Obchod → Přijaté objednávky a klikněte na Nová objednávka.
2. Vyhledejte zákazníka (Firma) a kontaktní Osobu.
3. V poli Doručovací adresa vyberte provozovnu.
   • Novou přidáte přes Kontakty → Firmy → detail firmy → Pobočky → Přidat adresu.
4. Vyplňte Zákaznické číslo objednávky (interní číslo z evidence zákazníka).
5. Nastavte termíny: Dodat nejdříve, Dodat nejpozději (požadavek zákazníka), Potvrzený datum (závazný termín).
6. Vyberte Formu úhrady, Jazyk objednávky, přiřaďte Obchodníka. Pole Vypracoval se naplní automaticky.
7. V sekci Sumarizace nastavte Slevu na objednávku (absolutní nebo procentuální) a Dopravu. Ve spodní části sekce se v poli Hmotnost automaticky přepočítá celková hmotnost dokladu z množství a jednotkové hmotnosti nastavené u produktů.
8. Klikněte na Uložit.

Přijaté objednávky — Práce s položkami

1. V detailu klikněte na Pokračujte přidáním další položky.
2. Vyhledejte produkt, zadejte Množství, Cenu/MJ a uložte.
3. Pod položkami klikněte na Hromadná akce:
   • Zobrazit/skrýt zaškrtávací políčka.
   • Rychlá úprava — cena a množství všech položek najednou.
   • Nastavit cenu na položkách — při volbě Poměrová se částka rozpočítá poměrně podle hodnoty položek.
   • Porovnat dodavatele — porovnání nákupních cen a dodání.
   • Přeskočit detailový formulář (přes Přizpůsobení) — přímý vstup do formuláře úpravy.

Stavy položek (interní sledování rozpracovanosti): V detailu položky na záložce Interní přiřaďte v poli Stav položky objednávky nastavený stav (např. „hotovo“). Sloupec Interní stav zapnete přes Přizpůsobení.

Přijaté objednávky — Rezervace zboží

Rezervace zamezí, aby byly částečně dostupné položky vydány pro jinou objednávku.

1. V detailu přijaté objednávky klikněte na Vygenerovat skladový pohyb → Vygenerovat rezervaci — Hlavní sklad (nebo jiný sklad).
2. Zkontrolujte nebo upravte Množství pro jednotlivé položky.
3. Klikněte na Potvrdit.
4. V záložce Položky objednávky se ve sloupci Stav skladu zobrazí Rezervováno s odkazem na číslo rezervace.
5. Vydání rezervovaného zboží: Klikněte na zelené číslo rezervace a v detailu na Vygenerovat vydaný dodací list, potvrďte údaje.

Přijaté objednávky — Vyskladnění a fakturace

Samostatné vyskladnění a fakturace (dvoukrokově):

1. V detailu klikněte na Vygenerovat skladový pohyb → Vygenerovat vydaný dodací list.
2. Následně klikněte na Vygenerovat fakturu, zvolte číselnou řadu a potvrďte.

Současné vyskladnění a faktura (jednokrokově): V detailu objednávky klikněte na Vygenerovat fakturu, zvolte sklad a potvrďte — systém vytvoří fakturu i dodací list současně.

Tip: Zelená ikona Možné vyskladnění objednávky v seznamu signalizuje dostatečný stav skladu na kompletní vyřízení.

Pozn.: Po úplném vyskladnění se objednávka automaticky přepne na stav Vyřízená (podle nastavení). Sběrná faktura viz sekce Faktury → Sběrné faktury.

Přijaté objednávky — Štítky

1. V detailu objednávky pod nadpisem Štítky vyberte štítek ze seznamu a klikněte na Přidat.
2. Podle štítků filtrujte objednávky v seznamu přes rozšířený filtr.

Přijaté objednávky — Smlouvy k objednávce

1. V detailu přijaté objednávky přejděte na záložku Smlouvy a klikněte na Nová smlouva.
2. Klikněte na Výběr šablony smlouvy, vyberte šablonu (např. Smlouva o dílo) a uložte.
3. Smlouvu můžete upravit, prohlížet s parametry/hodnotami a vytisknout do PDF.
4. Podepsanou smlouvu nahrajte v záložce Dokumenty přes Přidat nový dokument.

Vydané objednávky — Přiřazení dodavatele k produktu

Automatický výpočet Je třeba objednat funguje pouze pro produkty, které mají v katalogu přiřazeného dodavatele. Proto nejprve:

1. Přejděte do Produkty → Katalog a otevřete detail produktu.
2. Klikněte na Úprava (ikona tužky).
3. V poli Dodavatel vyhledejte a vyberte firmu, která vám produkt dodává.
4. Prověřte Naše obj. číslo (vidí zákazník) a Dodavatelské obj. číslo (vidí dodavatel).
5. Klikněte na Uložit.

Vydané objednávky — Vytvoření (Je třeba objednat)

1. Přejděte do Obchod → Vydané objednávky a klikněte na Nová objednávka.
2. Vyhledejte a zvolte dodavatele (Firma).
3. V detailu klikněte na Hromadná akce → Je třeba objednat.
4. Systém projde všechny otevřené přijaté objednávky, zkontroluje stav skladu, rezervace, minimální množství a existující vydané objednávky a vypočítá přesné množství, které je třeba doobjednat.
5. Označte položky a klikněte na Vytvořit produkty.
6. Doklad odešlete dodavateli (Tisk → E-mail).

Tip: I když objednáváte přes B2B portály dodavatelů, doporučuje se vytvořit vydanou objednávku v Offerisu pro interní evidenci, výpočet množství a jednoduchý příjem zboží.

Vydané objednávky — Příjem zboží

1. V detailu vydané objednávky klikněte na Vygenerovat dodací list → Vygenerovat přijatý dodací list — Hlavní sklad.
2. Zadejte skutečně přijaté Množství.
3. Klikněte na Potvrdit.
4. Ve sloupci Zatím přijato vidíte poměr přijatého k objednanému množství.
5. Přijatá faktura: V přijatém dodacím listu klikněte na Vygenerovat fakturu → Vygenerovat přijatou fakturu. Zadejte Číslo faktury od dodavatele, zkontrolujte částky a uložte.

Vydané objednávky — Potvrzené termíny dodání

1. V záložce Položky objednávky klikněte na Zobrazení (nebo pravým tlačítkem na tabulku).
2. Zaškrtněte Zbývá přijmout a Potvrzený datum dodání.
3. Klikněte na Nastavit zobrazení.
4. U konkrétní položky v detailu vyplňte pole Potvrzený datum dodání (datum, kdy dodavatel přislíbil doručení) a uložte.
5. Na hlavičce vydané objednávky (záložka Vlastnosti) zaškrtněte políčko Odesláno.

Zboží „na cestě": Kombinace zaškrtnutého políčka Odesláno na hlavičce a vyplněného Potvrzeného data dodání na položce vyhodnotí zboží jako objednané, ale zatím nedodané. V záložce Položky objednávky se ve sloupci Stav skladu po najetí myší zobrazí informace Položky v odeslaných objednávkách s potvrzeným datem dodání (na cestě).

Tip: V systému je možné nastavit automatické notifikace, které obchodníka upozorní, pokud dodavatel změní potvrzený datum dodání.

Vydané faktury

1. Přejděte do Obchod → Vydané faktury.
2. Zvolte záložku prefixu (např. 1) a klikněte na Nová faktura.
3. 1. FIRMA ZÁKAZNÍKA — vyhledejte odběratele a klikněte na Pokračovat ve faktuře. Systém vás upozorní na doklady po splatnosti.
4. 2. OSOBA ZÁKAZNÍKA — zvolte kontaktní osobu a pokračujte.
5. 3. POLOŽKY FAKTURY — klikněte na Pokračujte přidáním další položky.
6. Zadejte Název položky (nebo vyberte přes Z katalogu), Množství, Cenu/MJ a zkontrolujte DPH.
   • V pravé části se zobrazí panel Poslední faktura s historickými cenami zákazníka.
7. Klikněte na Uložit.

Přenesená daňová povinnost: V detailu faktury klikněte na Úprava, v sekci Obchod zaškrtněte Přenesená daňová povinnost a vyberte sazbu DPH podléhající přenosu (např. 21 %). Při tisku se DPH vypočítá jako 0,00 Kč a doplní zákonný text.

Nulová DPH pro zahraničí: V Kontakty → Firmy → detail firmy → Obchodní podmínky → Úprava zaškrtněte Automaticky 0 % DPH v obchodních dokumentech.

Úprava hlavičky: V detailu klikněte na Úprava — Datum vystavení, Datum splatnosti, Datum zdanitelného plnění, Forma úhrady, Konstantní symbol, Variabilní symbol, Číslo účtu.

Kopie faktury: V levém menu klikněte na Kopie. Systém vytvoří nový doklad s novým číslem a překopírovaným obsahem.

Odeslání a uzamknutí: Odešlete e-mailem přímo ze systému nebo v hlavičce zaškrtněte Odesláno. Faktura se automaticky uzamkne, identifikační údaje odběratele se pevně zkopírují.

Zálohové faktury a daňové doklady

Zálohová faktura z přijaté objednávky:

1. V detailu přijaté objednávky klikněte na Vygenerovat fakturu.
2. Pro celou částku (100 %) — Vygenerovat zálohovou fakturu.
3. Pro procentuální nebo částečnou — Vygenerovat zálohovou fakturu — jedna položka a v pop-up zadejte Procentuální (např. 30 %) nebo částku, potvrďte Ano.
4. Systém vygeneruje zálohovou fakturu s QR kódem pro platbu.

Daňový doklad k přijaté platbě — pokud dodání zboží přesáhne 15denní lhůtu od přijetí platby:

1. V detailu uhrazené zálohové faktury klikněte na Vygenerovat fakturu.
2. Zvolte číselnou řadu a klikněte na Daňový doklad k přijaté platbě.
3. Potvrďte Ano. Částka k úhradě je 0,00 Kč (vyčíslena pouze DPH pro daňové přiznání).

Tip: Daňový doklad k přijaté platbě není potřeba, pokud do 15 dnů (a v témže měsíci) dodáte zboží a vystavíte konečnou fakturu.

Vyúčtovací faktura s odpočtem zálohy

1. V detailu přijaté objednávky klikněte na Vygenerovat fakturu.
2. U číselné řady pro ostré faktury klikněte na Vygenerovat novou fakturu (nebo Vygenerovat fakturu na zůstatek).
3. Systém vytvoří vyúčtovací fakturu s:
   • Kompletním seznamem zboží/služeb v plných částkách.
   • Odpočítávací položkou uhrazeného daňového dokladu (nebo zálohy) se zápornou částkou a zápornou DPH.
4. K úhradě zůstane pouze rozdíl celkové ceny a přijaté platby.

Dobropisy a vzájemné zápočty

Dobropis z faktury:

1. V detailu faktury klikněte v levém menu na Vytvořit dobropis.
2. V okně vyberte kódovou řadu v poli Vyberte prefix pro dobropis a potvrďte.
3. Systém překlopí položky se záporným znaménkem (např. -5 ks).
4. Při částečném dobropisu:
   • Nedobropisované položky vymažte (ikona koše).
   • Při částečném vrácení upravte množství (např. z -5 na -1).
5. Zkontrolujte celkovou částku a vytiskněte doklad do PDF.
6. Pokud vracíte zboží na sklad, přes Vygenerovat dodací list → Vygenerovat přijatý dodací list.

Vzájemné zápočty:

1. Přejděte do Obchod → Faktury → Zápočet.
2. Klikněte na kód zápočtu (např. CRO01/2026).
3. Klikněte na Tisk pro vygenerování dokladu Vzájemný zápočet faktur s rozpisem pro obě strany.

Přijaté faktury

1. Přejděte do Faktury → Přijaté faktury a klikněte na Nová faktura.
2. Vyberte dodavatele a klikněte na Pokračovat ve faktuře.
3. V sekci Základní údaje zadejte Číslo faktury (originální číslo od dodavatele).
4. V Sumarizaci zvolte Sazbu DPH a zadejte částku Cena bez DPH. Pro druhou sazbu klikněte na +.
5. Uložte a v záložce Dokumenty přiložte originální soubor.

Pozor: Záložka Položky faktury u přijatých faktur je informativní. Pokud nakupujete zboží, nejprve zaevidujte přijatý dodací list (viz 6. Sklady).

Import z externích nástrojů: Rosum (přes tlačítko Import Rosum) nebo Alica (aplikace pro fotografování/skenování účtenek).

Sběrné faktury

1. Přejděte do Sklad → Vydaný dodací list.
2. Otevřete filtr kliknutím na Filtr je aktivní.
3. V poli Faktury vyberte Pouze bez.
4. V poli Firma vyhledejte zákazníka a klikněte na Filtruj.
5. Hromadná akce → Zobrazit/skrýt políčka, označte dodací listy.
6. Hromadná akce → Sběrná faktura, potvrďte Ano.
7. Přezkoumejte položky seskupené pod jednotlivými dodacími listy a zákaznickými čísly objednávek.

Úhrady a import bankovních pohybů

Ruční zápis úhrady (i částečné):

1. V Obchod → Faktury → Vydané / Přijaté faktury klikněte v řádku na Úhrada (nebo v detailu na Uhradit fakturu).
2. Zkontrolujte Datum a Formu úhrady.
3. V poli Částka:
   • Celá úhrada — ponechte předvyplněné.
   • Částečná — přepište na skutečně přijatou částku (např. 50,00 Kč).
4. Uložte. Ve sloupci Zbývá uhradit svítí nesplacená část.
5. V záložce Částečné platby můžete při úhradě kliknout na Pokladní doklad.

Hromadné platební příkazy:

1. Přejděte na záložku Přijaté faktury.
2. Hromadná akce → Zobrazit/skrýt políčka, zaškrtněte faktury.
3. Hromadná akce → Vygenerovat platební příkazy.
4. Vyberte účet a v poli Uhradit fakturu zvolte Ano (okamžitě označit) nebo Ne (počkat na výpis).
5. Klikněte na Export.

Import bankovních pohybů:

1. V záložce Faktury klikněte v levém menu na Import bankovních pohybů.
2. Klikněte na Vybrat soubor a zvolte výpis (XML ISO 20022, CAMT, ABO — .gpc, .sta, .m40).
3. Klikněte na Zpracuj. Systém spáruje platby podle variabilních symbolů a částek.

Neuhrazené faktury (připomínky a upomínky)

Odeslání z detailu firmy:

1. Otevřete detail firmy a přejděte na Obchodní dokumenty → Vydané faktury.
2. V levém menu klikněte na Odeslat připomínku nebo Odeslat upomínku.
3. Zkontrolujte Náhled vzoru, upravte text a klikněte na Odeslat e-mail.

Pozor: Připomínka obsahuje seznam všech neuhrazených faktur (i těch ještě ne po splatnosti). Upomínka se týká pouze faktur po splatnosti a podporuje 3 stupně intenzity.

Hromadný přehled:

1. Přejděte do Statistiky → Statistika faktur → Rozpis neuhrazených faktur podle firem.
2. Zaškrtněte typy dokladů (Vydané faktury, Vydané zálohové faktury) a zadejte Dny po splatnosti (např. 14).
3. Ve sloupci Upomínka sledujte stav (99 = připomínka; 1, 2, 3 = stupeň upomínky).
4. Klikněte na Upomínka nebo Seznam u řádku a odešlete.

Export do účetnictví (Omega)

1. Přejděte do Faktury → Vydané faktury.
2. Klikněte na Filtr je aktivní a nastavte Datum zdan. plnění od–do.
3. Klikněte na Filtruj, poté na Hromadná akce.
4. Zvolte Export Omega — Faktury a následně Export Omega — Firmy.
5. Stažené textové soubory předejte účetnímu pro nahrání do programu KROS Omega.

Přehled skladových pohybů a typy dokladů

V menu Obchod → Sklad (nebo záložka Sklad) najdete typy dokladů:

• Vše — přehled všech pohybů na skladě.
• Příjemka — interní příjem (inventura, vlastní výroba).
• Přijatý dodací list — příjem od dodavatele (propojený s přijatou fakturou).
• Výdejka — interní výdej (manka, poškození, vzorky, dárky).
• Vydaný dodací list — výdej z důvodu prodeje (propojený s vydanou fakturou).
• Mezistřediskový převod — přesun mezi sklady.
• Rezervace — blokování zboží pro konkrétní objednávku.

Přijatý / vydaný dodací list

Přijatý dodací list (nákup):

1. Přejděte do Sklad → Přijatý dodací list a klikněte na Nový přijatý dodací list.
2. Zvolte dodavatele (Firma) a klikněte na Pokračovat ve skladovém pohybu.
3. Přes Pokračujte přidáním další položky zadejte produkty, Množství, upravte Nákupní cenu a uložte.
4. Pro fakturu klikněte na Vygenerovat přijatou fakturu → Vygenerovat přijatou fakturu (ostrá), vyplňte Číslo faktury od dodavatele.
5. Pokud vznikl rozdíl (např. doprava, manipulace):
   • Přejděte na záložku Položky faktury, klikněte na text Přijatý dodací list pro dotažení položek.
   • Zadejte rozdílovou částku (např. Manipulační poplatek). Nesoulad svítí červeně, po dorovnání zeleně.
6. V záložce Dokumenty přiložte sken originální faktury.

Přímé vygenerování navazujícího pohybu: Pokud zboží z přijatého dodacího listu směřuje rovnou zákazníkovi nebo na druhý sklad (např. na stavbu či do auta obchodníka), nemusíte druhý doklad vytvářet ručně. V detailu přijatého dodacího listu klikněte v levém menu přímo na:

• Vygenerovat mezistřediskový převod — okamžitý přesun na jiný sklad.
• Vygenerovat vydaný dodací list — okamžité vyskladnění a předání zákazníkovi.

Vydaný dodací list (prodej): Vzniká přes Vygenerovat skladový pohyb → Vygenerovat vydaný dodací list přímo z přijaté objednávky (viz 4. Objednávky), případně přes sběrnou fakturu z více dodacích listů.

Mezistřediskový převod

1. Přejděte do Sklad → Mezistřediskový převod a klikněte na Nový mezistřediskový převod.
2. V poli Zdroj je nastaven výchozí sklad, v Cíl vyberte cílový (např. Hlavní sklad → sklad stavby, auto obchodníka).
3. Uložte a přes Pokračujte přidáním další položky zadejte produkty a přesouvaná množství.

Stav skladu a pozice

1. Přejděte do Sklad → Stav skladu.
2. V Filtru nastavte kritéria:
   • Pro pouze kladné stavy zadejte do Množství od hodnotu 0,1.
   • Pro historické datum vyplňte pole Ke dni a klikněte na Filtruj.
3. Sloupec Zbývající cena (Celkem × Nákupní cena) zobrazuje hodnotu zásoby. Celková finanční hodnota skladu je v pravém dolním rohu tabulky.

Skladové pozice: U položek je možné evidovat konkrétní umístění ve skladu (např. A3, A5). Při výdeji systém přednostně nabídne pozici, kde je nejméně kusů, aby se dané místo uvolnilo.

Inventura a vynulování skladu

Inventura:

1. Přejděte do Sklad → Stav skladu a v levém menu klikněte na Inventura.
2. Do sloupce Skutečné množství zapište reálně spočítaný počet kusů.
   • Prázdné políčko znamená, že se položka v inventuře nezmění.
3. Případně vyplňte Na pozici.
4. V levém menu klikněte na Spustit inventuru.
5. Systém vytvoří dva doklady:
   • Výdejka — Inventura — odepíše původní zásobu do 0.
   • Příjemka — Inventura — naskladní reálné množství.

Tip: Inventuru není nutné dělat jednou ročně — je možné dělat průběžné po jednotlivých položkách nebo skupinách (např. převážením spojovacího materiálu).

Vynulování skladu (např. po testování):

1. Přejděte do Nastavení → Sklady a rozklikněte detail.
2. Klikněte na Vynulovat sklad a potvrďte Ano.
3. Systém vygeneruje inventurní výdejku a nastaví stav všech položek na 0.

EAN kódy a skenování

• Pro skenování čtečkou musí mít produkt na kartě (v sekci Jiné) zadaný EAN kód.
• EAN kódy zadávejte ručně na kartě produktu nebo hromadně přes Produkty → Import → EAN kód (vytvořením šablony).
• Po zadání EAN kódu se v pravé části detailu karty produktu automaticky vygeneruje vizuální čárový kód.
• EAN kódy jsou zapracovány i do tiskových šablon příjemek a dodacích listů — skladník tak může zboží načíst čtečkou buď z obalu zboží, nebo přímo z vytištěného papírového dokladu.

Rozpočítání dopravy do nákupních cen

1. V detailu přijatého dodacího listu klikněte na Hromadná akce → Nastavit cenu na položkách.
2. Zaškrtněte položky a nastavte Nastavit pro cenu: Nákupní cena, typ Poměrová, hodnota např. 500 Kč.
3. Klikněte na Nastavit cenu na položkách. Nákupní ceny se poměrně zvýší o zadané náklady.

Vytvoření a využití obchodního případu

1. V detailu cenové nabídky (nebo objednávky) klikněte na Vygenerovat obchodní případ.
2. V detailu obchodního případu vidíte celkovou prodejní cenu, nákupní cenu a vypočítaný Profit (zisk) i marži.
3. Po kliknutí na Úprava vyplňte Název obchodního případu, Dohodil, Provize v % nebo Popis.
4. Stav případu změníte přes tlačítko Stav (např. na Vyhraná).
5. Seznam všech případů najdete v menu Obchod → Obchodní případy.
6. Náklady na skladové výdejky přiřadíte k obchodnímu případu v záložce Vyúčtování, kde systém automaticky porovnává vydané faktury (výnosy) se skladovými výdejkami (materiálové náklady) a vypočítá přesný zisk a marži zakázky.
7. V záložce Vyúčtování můžete přes tlačítko Doplnit položku ručně zaevidovat i další interní režijní náklady (např. položku Doprava interní s nákupní cenou 2500 Kč).

Práce s úkoly

1. V detailu dokladu (např. cenové nabídky) přejděte na záložku Úkoly, zápisy a klikněte na Přidat úkol.
2. Zadejte Název úkolu (např. „Poslat nabídku“), Termín, Typ (např. Telefonát), přiřaďte Řešitele, případně označte jako urgentní a uložte.
3. Všechny úkoly se zobrazují na Nástěnce → Úkoly nebo v menu Obchod / Úkoly → Úkoly.
4. Vyřízení: Otevřete detail úkolu a změňte Stav na Hotový.
   • Pokud jste zároveň zadavatelem i řešitelem, úkol se uzavře (Uzavřený).
   • Pokud úkol zadal jiný uživatel, zůstane ve stavu Hotový, dokud jej zadavatel nepřepne na Uzavřený.

Kalendář a mapa

Kalendář: V menu Úkoly, zápisy → Kalendář přepínejte mezi pohledy Měsíce, Týden, Den. Schůzky a úkoly se zobrazují podle typu kalendáře. Plánování schůzek a zápisy viz kapitola 2. Kontakty.

Mapa:

1. Přejděte do menu Úkoly → Mapa.
2. V poli Obchodník vyberte uživatele.
3. Systém zobrazí špendlíky se schůzkami a úkoly podle adres zákazníků pro snazší plánování trasy.

Manažerské přehledy

1. Přejděte do menu Statistiky → Manažer.
2. V horní nabídce vyberte typ přehledu:
   • Všechny objednávky - podle obchodníka.
   • Faktury v tomto roce (nebo podle zdanitelného plnění) — graf a měsíční tabulka (Vydané, Přijaté, DPH k úhradě).
   • Statistika cenových nabídek ve volbě Důvod rozhodnutí — vyhodnocení důvodů prohry.
3. Pro porovnání roků zaškrtněte Porovnat s rokem a vyberte rok.

Statistika nabídek / objednávek / faktur / skladu

Cenové nabídky: V Statistiky → Statistika cenových nabídek podrobně filtrujete úspěšnost podle produktů, obchodníků, důvodů rozhodnutí.

Objednávky:

1. Přejděte do Statistiky → Statistika objednávek.
2. Nastavte časové rozmezí a filtry: Stát, Obchodník, Podpora, Typ dokladu, Název produktu, Materiálová skupina.
3. Klikněte na Filtruj.
4. Ve spodní části zkontrolujte celkové součty (Cena před slevou, Výsledná cena po slevě, Nákup celkem, Zisk).
5. Pro detailní rozpad položek se přepněte na záložku Položky přijaté obj. nebo Položky vydané obj..

Pozor: Pokud filtrujete statistiku podle konkrétního produktu (pole Název produktu), částky zisku a cen ve spodním sumarizačním bloku se přepočítají výhradně pro tento produkt — nikoli pro celé objednávky, ve kterých se produkt nacházel.

Faktury: V Statistiky → Statistika faktur:

• Nejlepší zákazníci — žebříček odběratelů podle objemu.
• Statistika faktur — filtrování podle produktů, dodavatelů, odběratelů.
• Rozpis neuhrazených faktur podle firem — sledování splatnosti.
• Rozlišení Obchodník (v terénu) a Podpora (interní obchodník).

Sklad: V Statistiky → Statistika skladu:

• Statistika produktů — nejprodávanější a počet vydaných dodacích listů.
• Statistika skladu (Ležáky) — zboží bez pohybu:
  • Do Položky nefakturované v období od–do zadejte sledované období (např. poslední rok).
  • Do Vyloučit s prvním příjmem od zadejte datum (např. před půl rokem).
  • Export přes Export XLSX nebo Vložit do košíku označené produkty pro akci.
• Podle dodavatelů, podle materiálových skupin.
• Hodnota skladu — kliknutím na Spustit výpočet zobrazí celkovou hodnotu jednotlivých skladů.

Údaje na kartě produktu: Záložka Obchodní dokumenty → Sklad obsahuje historii pohybů (příjemky zeleně, výdejky červeně) a graf vývoje zásoby v čase.

Moje firma, číslování, bankovní účty, QR kód, razítko/logo

Moje firma: V Nastavení → Všeobecné nastavení → Moje firma upravujete základní údaje.

Číslování dokladů: V záložce Obchodní dokumenty → Číslování je jednotný formát (Prefix + dvojčíslí roku + 4místné pořadové číslo).

Pozor: Variabilní symbol může mít maximálně 10 číslic — spočítejte počet míst prefixu, roku a pořadí.

Bankovní účty a QR kód (Pay by square / QR platba):

1. V Nastavení → Moje firma → Bankovní účty upravte nebo přidejte účet.
2. Vyplňte Číslo účtu, Název banky, Název účtu, Veden v měně (€ nebo Kč).
3. Pro primární účet zaškrtněte Hlavní.
4. Zadejte přesný IBAN a BIC/SWIFT.
5. V poli Typ platby zvolte Platba QR kódem.
6. V poli Tisk nastavte Vždy (nebo konkrétní jazyk).

Pozor: QR kód se vygeneruje pouze pokud jsou vyplněny IBAN, BIC/SWIFT, Typ platby = Platba QR kódem a Tisk = Vždy nebo příslušný jazyk.

Razítko a logo:

1. V Nastavení → Moje firma → Razítko a Logo klikněte na Razítko firmy.
2. Vyberte vyčištěný obrázek podpisu s razítkem na bílém pozadí a uložte.
3. Analogicky nahrajte firemní Logo.

Nastavení cenových nabídek (prefixy, vzory)

1. Přejděte do Přizpůsobení (ozubené kolečko) → Cenové nabídky → Prefixy cenových nabídek.
2. Vytvořte nový prefix (např. CN nebo VZOR).
3. Pro šablony zaškrtněte možnost Použít jako vzor.
4. Pro vytvoření nové nabídky ze vzoru přejděte do Obchod → Cenové nabídky a zvolte záložku VZOR.
5. Klikněte na vzor a v detailu na Vygenerovat cenovou nabídku.

Tip: Do Interní poznámka ve vzoru uveďte přesný popis šablony (např. „Tepelné čerpadlo dům 100 m²“).

Nastavení objednávek (stavy, hlavičky/patky, vzory e-mailů, doprava)

Číselné řady a automatická změna stavů:

1. V Nastavení → Všeobecné nastavení → Moje firma, klikněte na název firmy → Úprava → záložka Objednávky.
2. Nastavte:
   • Prefix čísel (např. OB u přijatých, VO u vydaných).
   • Automaticky změnit stav pokud je vše vydáno (např. Vyřízená / Dodaná).
   • Automaticky změnit stav pokud je částečně vydáno (např. Částečně vyřízená).
   • Automaticky zamknout odeslanou přijatou objednávku.
3. Klikněte na Uložit.

Pozor: Zamknutý dokument není možné upravovat bez příslušných práv. Zamknutí zajistí, že zákazník i dodavatel mají stejnou verzi dokladu.

Stavy objednávek:

1. V Nastavení → Přijaté objednávky → Stavy objednávek klikněte na Přidat.
2. Vyplňte Název stavu a zvolte Plnění: Průběžná (1) až (10), Výhra nebo Prohra.
3. Zvolte Barvu řádku.

Tip: Stavy Výhra/Prohra systém automaticky přeskakuje při výpočtu požadavků na objednávání zboží od dodavatelů.

Stavy položek: V Nastavení → Přijaté objednávky → Stavy položek přidejte název (např. „hotovo“).

Prefixy objednávek: V Nastavení → Přijaté objednávky → Prefixy objednávek vytvořte samostatné číselné řady (např. zboží/služby). Každý prefix čísluje doklady samostatně od 1.

Hlavičky a patky: V Nastavení → Přijaté objednávky → Hlavičky / Patky klikněte na Přidat, zadejte Název a v záložkách jazyků (SK, EN, CS, DE, PL) vepište texty. Nastavte Přednastavená pro automatické vkládání.

Vzory e-mailů: V záložce Vzor e-mailu klikněte na Přidat, vyplňte Název a Předmět, použijte dynamické parametry ({company_name}, {contact_name}).

Smlouvy: V záložce Smlouvy → Šablony smluv vytvořte šablonu pomocí editoru a parametrů.

Doprava: V Nastavení → Všeobecné nastavení → Způsob dopravy definujte pravidla (např. kurýr za 120 Kč, bezplatná doprava nad 25 000 Kč, manipulační poplatek).

Nastavení faktur (prefixy, splatnost, VS)

Všeobecné: V Nastavení → Všeobecné nastavení → Moje firma → Faktury:

• Obvyklá splatnost faktur — počáteční počet dní (např. 14).
• Variabilní symbol podle čísla faktury:
  • Ne — VS se generuje nezávisle.
  • Ano — VS se shoduje s číselnou částí faktury.
  • Ano, úplná shoda — VS přesně odpovídá číslu bez znaků.
• Zaškrtněte VS zálohové faktury začíná 99, pokud požadujete.
• Prefixy: čísel faktur (FA), zálohových (FZ), dokladů k přijaté platbě (DD), evidence přijatých faktur (FP), evidence zálohových (ZP).
• Připomenout úhradu zálohové faktury po (např. 15 dní).
• Upozornit na neuhrazené přijaté faktury předem (dny před splatností).
• Při vytvoření vygenerovat vydaný dodací list — jednokrokové vyskladnění + faktura.

Číselné řady (prefixy):

1. Klikněte na ozubené kolečko → Faktury → záložka Vydané faktury — Prefixy (nebo Přijaté faktury — Prefixy).
2. Zadejte Kód prefixu (např. 1, 2, 8), Popis (Ostrá, DD, Dobropisy).
3. Pro dobropisní řadu zvolte ve sloupci Prefix pro dobropisy hodnotu Ano.

Vzory e-mailů: Pro běžné faktury v Nastavení → Faktury → Vzor e-mailu. Pro upomínky v Nastavení → Firmy → Vzor e-mailu. Přiřaďte typ: Upomínka 1, Upomínka 2, Upomínka 3 nebo Odeslat seznam.

Typ produktu (karta produktu)

Na kartě každého produktu se v poli Typ produktu nastavuje, zda produkt vstupuje do skladu:

• Skladová položka (zboží) — vstupuje do skladových pohybů, eviduje se její stav a hodnota na skladě.
• Neskladová položka (služba) — služby, doprava, montáže a práce.

Pravidlo: Neskladové položky se doplňují do cenových nabídek, objednávek i faktur, ale nikdy nevstupují do skladových pohybů (nevytváří se pro ně příjemka ani výdejka). Zabrání se tím kumulaci fiktivních zásob, jako jsou tisíce kilometrů dopravy či hodin montáží.

Nastavení skladů

1. Klikněte na ozubené kolečko → Sklady.
2. Pro úpravu skladu klikněte na název (např. Hlavní sklad) a na úprava.
3. Nastavte:
   • Název skladu, Odpovědný(á), Hlavní sklad, Počítat do stavů.
   • Prefixy: příjemky (PRJ), přijatého dod. listu (PDL), výdejky (VYD), vydaného dod. listu (VDL), převodu (PRE), rezervace (REZ), rezervace na cestě (RNC).
   • Nákup produktu podle položky: Ne / Ano, přímo / Ano, váženým průměrem / Ano, přímo + Prodejní cena / Ano, váženým průměrem + Prodejní cena.

Tip: Pro každý sklad nastavte odlišné prefixy dokladů, aby nedošlo k duplicitě čísel.

Pozor: Pokud používáte vážený průměr, nesmíte jít se stavem do mínusu (vážený průměr se při záporném stavu nedá správně vypočítat).

Kontrola skladových zásob (záporné stavy):

1. V Všeobecné nastavení → Základní údaje → Moje firma → Úprava → Jiné.
2. V sekci Produkty najděte pole Kontrola skladových zásob:
   • Zaškrtnuté — systém neumožní vyskladnit zboží, pokud není na skladě dostatečné množství (zabrání záporným stavům).
   • Nezaškrtnuté — umožní vydávat zboží i do záporných stavů (do mínusu).

Pozn.: Záporné stavy se v praxi využívají například tehdy, když potřebujete zboží fyzicky předat zákazníkovi dříve, než stihnete v systému zaevidovat příjemku od dodavatele. Při přepočtu nákupní ceny váženým průměrem však do mínusu jít nesmíte.

Štítky, personalizace, notifikace

Štítky:

1. V Nastavení → Všeobecné nastavení → Štítky vyberte kategorii (např. Obchodní dokumenty).
2. Vytvořte štítek s názvem a barvou (např. Urgent — červená, VIP).
3. Štítky přiřazujte v detailech dokladů a filtrujte podle nich v rozšířeném filtru.

Personalizace (Můj účet):

1. V pravém horním rohu klikněte na své jméno → Můj účet.
2. V sekci Personalizace systému zaškrtněte Nevytvářet automatické úkoly na mě směrované pro vypnutí auto-follow-up.

Notifikace:

• Počet hodin do zahájení úkolu — časový předstih připomínkového e-mailu (např. 1 hodina).
• Přizpůsobení seznamů: V seznamech / detailech klikněte na Přizpůsobení (ozubené kolečko) a vyberte sloupce. Nastavení se váže na přihlášeného uživatele.

Tip: Zapněte si pouze ty sloupce, které aktivně používáte, abyste předešli horizontálnímu posouvání tabulky.