Keď sa povie „obchodný prípad“, mnohí si predstavia len jednu cenovú ponuku a k nej jednu faktúru. V skutočnosti ide o reťaz krokov, ktoré na seba nadväzujú. A práve v prechodoch medzi nimi sa najčastejšie strácajú peniaze aj čas – informácia sa zapíše do e-mailu, cena sa prepíše ručne do ponuky, ponuka sa znova prepíše do objednávky. Poďme si celú cestu prejsť krok za krokom.

1. Dopyt

Všetko sa začína tým, že sa nám ozve zákazník. Chce vedieť, či daný tovar máme, za koľko a dokedy. V tejto chvíli ešte nič nepredávame – zbierame informácie. Kľúčové je dopyt niekde zaevidovať. Ak zostane visieť len v e-mailovej schránke jedného obchodníka, počas jeho dovolenky alebo po jeho odchode sa jednoducho stratí. Dobre evidovaný dopyt zároveň nesie informáciu, ktorú neskôr oceníme: čo zákazník naozaj chcel, kedy sa ozval a ako rýchlo sme mu odpovedali.

2. Dopyt na cenu u dodávateľa

Skôr než dáme zákazníkovi cenu, často potrebujeme poznať tú svoju – nákupnú. Pri väčších množstvách totiž štandardný cenník dodávateľa neplatí a treba si vyžiadať individuálnu cenu. Tento krok mnohí preskočia a cenu odhadnú. Odhad sa však ľahko vypomstí: buď sme nastavili cenu príliš vysoko a stratili zákazku, alebo sme ju podstrelili a zarobíme menej, než sme očakávali. Preto sa oplatí mať nákupné ceny naviazané priamo na položku, z ktorej neskôr vytvárame cenovú ponuku. Podrobnejšie sa téme venujeme v článku Dopyt na cenu.

3. Cenová ponuka

Teraz vytvárame ponuku pre zákazníka a chceme vyhrať. Dobrá ponuka je prehľadná, obsahuje jasné položky, ceny, termín dodania aj dobu platnosti. Ideálne vzniká z rovnakých údajov, aké sme si pripravili v predchádzajúcich krokoch – nie prepisovaním z e-mailu do Excelu a z Excelu do Wordu. Čím menej ručného prepisovania, tým menej chýb. Ako má taká ponuka vyzerať sa dočítate v článku Ako má vyzerať cenová ponuka.

4. Vyhráme (alebo nevyhráme)

Nie každá ponuka sa premení na objednávku, a to je v poriadku. Občas je dokonca lepšie zákazku nevyhrať – ak by celý obchodný prípad aj s prípadnými doplnkami nebol ziskový. Preto sa oplatí sledovať, ktoré ponuky sa zmenili na objednávky a ktoré nie, a hlavne prečo. Táto spätná väzba je zlato pre budúcu cenotvorbu. Viac v článku Kedy je lepšie ponuku nevyhrať.

5. Prijatá objednávka

Zákazník ponuku odsúhlasil a vzniká prijatá objednávka – niekedy nazývaná aj zákazka. Formátom sa podobá ponuke, no pribúdajú tu dôležité dátumy: kedy sme objednávku prijali a dokedy ju máme dodať. Termíny sú tu to najdôležitejšie, pretože od nich sa odvíja spokojnosť zákazníka aj všetky nadväzujúce kroky. Detailne rozoberáme v článku Ako sa píše objednávka.

6. Vydaná objednávka pre dodávateľa

Ak tovar nemáme na sklade, objednávame ho u dodávateľa. Tu si strážime dve veci: termín a cenu. Do nákupnej objednávky patrí aj nákupná cena – nie preto, aby sme sa jej báli, ale preto, aby sme mali pod kontrolou, koľko nás zákazka reálne stojí. Prepojenie na pôvodnú prijatú objednávku nám dáva prehľad o tom, ktorý nákup patrí ku ktorej zákazke. Viac v článku Vydaná objednávka pre dodávateľa.

7. Sklad – príjem a výdaj

Tovar dorazí, naskladní sa a následne vyskladní zákazníkovi. Aj keď to znie ako administratíva navyše, reálny stav skladu je to, čo drží celý proces pohromade. Vieme, čo máme k dispozícii pri tvorbe ďalšej ponuky, čo je rezervované pre zákazku a čo treba doobjednať.

8. Faktúra

Dodali sme, teraz chceme dostať zaplatené. Faktúra by mala nadväzovať na objednávku – rovnaké položky, množstvá aj ceny, aby si ju zákazník vedel jednoducho spárovať s tým, čo si objednal. Pozor na správne náležitosti a splatnosť. Práve tu sa celý obchodný prípad buď úspešne uzavrie, alebo sa začne naťahovať kvôli neplatičovi.

9. Zaplatené

Peniaze prišli, obchodný prípad je uzavretý. A tu sa oplatí zastaviť sa a pozrieť sa na celú cestu spätne: koľko sme na tomto prípade reálne zarobili, kde sa stratil čas a kde sme odhadovali cenu namiesto toho, aby sme ju poznali. Práve tento pohľad z výšky odlišuje firmu, ktorá „nejako predáva“, od firmy, ktorá presne vie, na čom zarába.

Prečo to celé riešiť ako jeden reťazec

Každý z týchto krokov môže fungovať samostatne v e-maile, Exceli alebo zošite. Problém je v prechodoch medzi nimi. Pri každom ručnom prepise údajov sa môže vlúdiť chyba a pri každom kroku, ktorý nie je nikde zaevidovaný, hrozí, že sa informácia stratí. Keď na seba jednotlivé kroky nadväzujú – dopyt sa premení na ponuku, ponuka na objednávku a objednávka na faktúru bez opätovného zadávania údajov – ušetríte čas, znížite chybovosť a hlavne získate prehľad o tom, čo sa vo firme deje.

A presne o tom je vedenie obchodnej agendy v jednom systéme namiesto desiatich rôznych nástrojov.