Jednoduché tabuľkové nástroje nie sú nepriateľ. Väčšina obchodných firiem na nich postavila prvé roky svojej existencie a fungovalo to. Sú rýchle, flexibilné a výborné na kalkulácie, analýzy či prácu s údajmi. Problém nastáva vtedy, keď od tabuliek začnete očakávať, že budú zároveň centrálnym systémom pre obchod, objednávky, sklad a fakturáciu. Firma, ktorá rastie, k tomuto bodu skôr či neskôr dorazí. Otázka teda neznie, či tabuľky používate, ale či ich používate na správnu prácu.

Skoro každá obchodná firma to má podobne. Na začiatku stačí jeden zošit s cenníkom, šablóna ponuky vo Worde a priečinok s faktúrami. Tabuľky sú rýchle, dostupné a každý ich pozná. Kým s rovnakými údajmi pracuje pár ľudí, fungujú prekvapivo dobre.

Zlom prichádza postupne. Firma rastie, pribúdajú obchodníci, sklad, nákup aj administratíva. Na rovnakých údajoch zrazu pracuje viac ľudí, zákaziek je viac a informácie začnú kolovať medzi e-mailami, tabuľkami a rôznymi verziami dokumentov. Tabuľky pritom stále fungujú – len od nich firma postupne začína očakávať viac, než je praktické riešiť týmto spôsobom.

Nižšie je päť signálov, podľa ktorých spoznáte, že ste sa dostali do tejto fázy. Nie sú to katastrofy. Sú to drobnosti, na ktoré si človek zvykne – a práve preto sú nebezpečné.

1. Pravda existuje vo viacerých verziách

Klasika: ponuka_Novak_final.xlsx, ponuka_Novak_final_v2.xlsx, ponuka_Novak_final_OPRAVENE.xlsx. Tri súbory, tri ceny, a ten, ktorý zákazník naozaj dostal, je pravdepodobne štvrtý – v prílohe niekoho e-mailu.

Kým na ponuke pracuje jeden človek, dá sa to ustrážiť. Vo chvíli, keď sa k nej dostane kolega, ktorý zaskakuje počas dovolenky, alebo keď o rok neskôr príde reklamácia, sa začne pátranie. A pátranie stojí čas, ktorý nikto nefakturuje.

Rovnaký problém má aj cenník. Ak existuje v piatich kópiách na piatich notebookoch, znamená to, že päť ľudí môže pracovať s rôznymi cenami a nikto o tom nemusí vedieť.

Nejde pritom o to, že tabuľkový nástroj nedokáže pracovať so zdieľanými súbormi alebo históriou úprav. Problém nastáva vtedy, keď firma používa množstvo samostatných súborov, kópií a vlastných tabuliek a potrebuje z nich udržať jeden spoločný zdroj aktuálnych údajov.

Signál, že ste tam: pri práci s dokumentom sa najprv musíte niekoho spýtať, ktorá verzia platí.

2. Jednoduchá otázka nemá rýchlu odpoveď

Skúste si položiť tieto otázky a zmerajte, ako dlho trvá, kým na ne dostanete odpoveď:

• Koľko sme reálne zarobili na zákazke pre firmu X?
• Koľko ponúk sme minulý mesiac vystavili a koľko z nich sa premenilo na objednávku?
• Ktoré ponuky sú staršie ako tri týždne a nikto sa k nim nevrátil?
• Aká je priemerná marža na tovare od tohto dodávateľa?

Ak je odpoveď „to by som musel dohľadať“ a potom strávite hodinu hľadaním správnych údajov v rôznych tabuľkách a dokumentoch, nemáte problém s tabuľkami. Máte problém s tým, že firma nemá údaje usporiadané tak, aby sa k nim dalo rýchlo dostať.

Tabuľky sú na analýzu údajov veľmi dobrý nástroj. Problém vzniká vtedy, keď chcete z viacerých tabuliek zároveň riadiť každodenný obchod. Vtedy sa namiesto analýzy začnete venovať hľadaniu správnych údajov.

A pocit býva systematicky optimistickejší ako skutočnosť – hlavne pri marži, kde sa ľahko zabudne na dopravu, montáž alebo zľavu, ktorú obchodník dohodol telefonicky.

Súvisí to s témou, ktorej sme sa venovali v článku o tom, kedy je lepšie ponuku nevyhrať. Rozhodnúť sa, že do zákazky nejdete, sa dá len vtedy, keď viete spočítať, čo vám prinesie.

3. Firma stojí na jednom človeku a jeho priečinku

Vo väčšine obchodných firiem existuje človek, bez ktorého sa obchod jednoducho zastaví. „Má to v hlave.“ Vie, ktorý zákazník má aké ceny, aké zľavy má dohodnuté s dodávateľmi a kde sú tieto dohody uložené.

A presne v tom je riziko. Keď ochorie, odíde na dovolenku alebo dá výpoveď, odchádza s ním časť firemnej pamäte. Nie preto, že by ju nechcel odovzdať, ale preto, že nikdy nebola systematicky zaznamenaná. Bola v jeho súboroch, e-mailoch a v jeho hlave.

Znalosť, ktorá nie je dostupná ostatným ľuďom vo firme, sa časom stáva závislosťou od konkrétneho človeka.

Signál, že ste tam: keď je tento človek mimo, určité typy ponúk alebo zákaziek sa jednoducho odložia.

4. Tie isté údaje prepisujete štyrikrát

Dopyt príde e-mailom. Z neho vznikne ponuka. Z ponuky objednávka. Z objednávky objednávka dodávateľovi, potom dodací list a nakoniec faktúra. V šiestich dokumentoch sú v podstate rovnaké údaje – a niekto ich opakovane prepisuje alebo prekopíruje.

Každý takýto prepis je miesto, kde môže vzniknúť chyba. Zámena 100 za 1 000 kusov, stará cena, ktorá sa medzitým zmenila, prehodená položka. Chyba sa často odhalí – ale až u zákazníka alebo v účtovníctve, čo je to najdrahšie možné miesto.

Podrobne sme tento reťazec rozobrali v článku Cesta obchodného prípadu: od dopytu po zaplatenú faktúru. Podstata je jednoduchá: údaj má do systému vstúpiť raz a ďalej sa už len prenášať. Ak ho ľudia opakovane prepisujú ručne, platíte im za prácu, ktorú môže robiť softvér – a ešte aj za opravy chýb, ktoré pri tom vzniknú.

Táto téma bude čoraz aktuálnejšia aj z iného dôvodu. S príchodom povinnej elektronickej fakturácie bude ešte dôležitejšie mať údaje v štruktúrovanej podobe. A to sa robí výrazne jednoduchšie vtedy, keď už v systéme sú.

5. Sľubujete termíny, ktoré neviete dodržať

Zákazník sa pýta, či je tovar na sklade. Obchodník pozrie do tabuľky, ale nie je si istý, či sú údaje aktuálne. Zavolá preto do skladu, aby si stav overil. Medzitým už môže byť časť tovaru rezervovaná alebo vyskladnená na inú zákazku.

Kým je takýchto prípadov pár za deň, rieši sa to telefonátom do skladu. Keď firma narastie, telefonátov pribúda a obchodníci začnú tráviť čas overovaním informácií, ktoré by mali mať k dispozícii bez ďalšieho zisťovania.

Rovnaký problém platí aj pri termínoch od dodávateľov. Ak nemáte na jednom mieste informácie o tom, čo je objednané, kedy to má prísť a pre ktorú zákazku je to určené, plánujete naslepo – a zákazníkovi môžete sľúbiť termín, ktorý sa neskôr ukáže ako nereálny.

Signál, že ste tam: pred odpoveďou zákazníkovi musíte niekomu zavolať a overiť si, čo je pravda.

Jeden signál ešte nič neznamená

Ak ste sa našli v jednom bode, pravdepodobne je všetko v poriadku. Tabuľky vám možno stále robia presne to, čo od nich potrebujete.

Ak ste sa našli v troch a viac, problém už pravdepodobne nie je v samotných tabuľkách. Je v tom, že firma potrebuje prepájať viac procesov a viac ľudí pracuje s rovnakými údajmi.

Skúste si to raz zhruba odhadnúť. Koľko hodín týždenne strávi vaša firma hľadaním správnych údajov, overovaním informácií, prepisovaním údajov medzi dokumentmi a zisťovaním aktuálneho stavu zákaziek či skladu? Vynásobte to hodinovou sadzbou.

Číslo, ktoré vyjde, je cena spôsobu práce, ktorý možno ešte stále funguje – ale už vám berie čas, ktorý by ľudia mohli venovať zákazníkom a obchodu.

Jeden systém namiesto množstva tabuliek

Rastúca firma nepotrebuje ďalšiu tabuľku, ktorá vyrieši jeden konkrétny problém. Potrebuje, aby na seba jednotlivé časti obchodnej agendy nadväzovali.

Ponuka môže pokračovať objednávkou. Objednávka môže nadväzovať na nákup a sklad. Z dodacích listov môžu vzniknúť faktúry. A pri každom kroku zostávajú údaje na jednom mieste.

Práve na tomto princípe funguje Offeris – ako informačný systém pre obchodné firmy, ktorý prepája cenové ponuky, objednávky, fakturáciu, skladové hospodárstvo a obchodné prípady v jednom systéme.

Výhodou nie je iba menej tabuliek. Dôležité je, že ľudia vo firme pracujú s rovnakými údajmi a jednotlivé procesy na seba nadväzujú.

Offeris si môžete vyskúšať 14 dní zadarmo a bez záväzkov. Nemusíte hľadať päť rôznych nástrojov na päť rôznych činností. Offeris prepája cenové ponuky, objednávky, nákup, sklad a fakturáciu v jednom systéme, aby ľudia vo firme pracovali s rovnakými údajmi a nemuseli ich opakovane prepisovať.