Když se řekne „obchodní případ“, mnoho lidí si představí pouze jednu cenovou nabídku a k ní jednu fakturu. Ve skutečnosti jde o řetězec navazujících kroků. A právě při přechodech mezi nimi se nejčastěji ztrácejí peníze i čas – informace zůstane v e-mailu, cena se ručně přepíše do nabídky a nabídka znovu do objednávky. Pojďme si celý proces projít krok za krokem.

1. Poptávka

Všechno začíná tím, že se ozve zákazník. Chce vědět, zda máme požadované zboží skladem, za jakou cenu a kdy jej můžeme dodat. V této chvíli ještě nic neprodáváme – pouze sbíráme informace. Důležité je poptávku někde zaevidovat. Pokud zůstane pouze v e-mailové schránce jednoho obchodníka, během jeho dovolené nebo po jeho odchodu se může jednoduše ztratit.

Dobře evidovaná poptávka navíc obsahuje cenné informace: co zákazník skutečně požadoval, kdy se ozval a jak rychle jsme reagovali.

2. Poptávka ceny u dodavatele

Než zákazníkovi sdělíme cenu, často potřebujeme znát naši nákupní cenu. U větších objemů totiž běžný ceník dodavatele většinou neplatí a je potřeba vyžádat individuální nabídku.

Mnoho firem tento krok přeskočí a cenu pouze odhadne. To se ale může snadno vymstít – buď nabídneme příliš vysokou cenu a zakázku ztratíme, nebo cenu podstřelíme a vyděláme méně, než jsme očekávali.

Proto se vyplatí mít nákupní ceny navázané přímo na položky, ze kterých následně vytváříme cenovou nabídku. Podrobněji se tématu věnujeme v článku Poptávka na cenu.

3. Cenová nabídka

Teď vytváříme nabídku pro zákazníka a chceme uspět. Dobrá nabídka je přehledná, obsahuje jasně definované položky, ceny, termín dodání i dobu platnosti.

Ideálně vzniká z údajů připravených v předchozích krocích, nikoli přepisováním z e-mailu do Excelu a z Excelu do Wordu. Čím méně ručního přepisování, tím méně chyb. Jak má taková nabídka vypadat se dočtete v článku Jak má vypadat cenová nabídka.

4. Vyhrajeme (nebo nevyhrajeme)

Ne každá nabídka se promění v objednávku, a to je naprosto v pořádku. Někdy je dokonce lepší zakázku nezískat, pokud by nebyla zisková.

Proto se vyplatí sledovat, které nabídky vedly k objednávce a které ne, a hlavně proč. Tato zpětná vazba je velmi cenná pro budoucí tvorbu cen. Více v článku Kdy je lepší nabídku nevyhrát.

5. Přijatá objednávka

Zákazník nabídku schválil a vzniká přijatá objednávka. Ta je podobná cenové nabídce, ale obsahuje důležité termíny – kdy byla přijata a kdy má být dodána.

Právě termíny mají zásadní vliv na spokojenost zákazníka i na další průběh obchodního případu. Detailně rozebíráme v článku Jak se píše objednávka.

6. Vydaná objednávka dodavateli

Pokud zboží není skladem, objednáváme jej u dodavatele. Tady je důležité hlídat dvě věci – cenu a termín dodání.

Do nákupní objednávky patří také nákupní cena, abychom měli přehled o skutečných nákladech zakázky. Propojení s přijatou objednávkou nám umožňuje přesně vidět, který nákup patří ke které zakázce. Více v článku Vydaná objednávka pro dodavatele.

7. Sklad – příjem a výdej

Zboží dorazí na sklad, přijme se a následně se vyskladní zákazníkovi.

Přestože to může působit jako další administrativa, právě správná evidence skladu drží celý proces pohromadě. Víme, co máme skladem, co je rezervováno a co je potřeba objednat.

8. Faktura

Zboží jsme dodali a nyní očekáváme platbu. Faktura by měla navazovat na objednávku – stejné položky, množství i ceny.

Důležité je nezapomenout na všechny zákonné náležitosti a správně nastavit splatnost. Tady se obchodní případ buď úspěšně uzavírá, nebo začíná řešení neuhrazených faktur.

9. Zaplaceno

Platba dorazila a obchodní případ je uzavřen.

Teď je správný čas podívat se zpět – kolik jsme skutečně vydělali, kde jsme ztratili čas a kde jsme cenu pouze odhadovali místo toho, abychom ji znali.

Právě tento pohled odlišuje firmu, která prostě prodává, od firmy, která přesně ví, na čem vydělává.

Proč řešit celý proces jako jeden celek

Každý z těchto kroků může fungovat samostatně v e-mailu, Excelu nebo na papíře. Problém nastává při jejich propojení. Každé ruční přepisování znamená riziko chyby a každá informace uložená jen na jednom místě se může ztratit.

Pokud na sebe jednotlivé kroky navazují – od poptávky přes nabídku a objednávku až po fakturu – ušetříte čas, snížíte chybovost a získáte přehled o tom, co se ve firmě skutečně děje.

A právě o tom je řízení obchodní agendy v jednom systému místo deseti různých nástrojů.