Jednoduché tabulkové nástroje nejsou nepřítel. Většina obchodních firem na nich postavila první roky své existence a fungovalo to. Jsou rychlé, flexibilní a skvělé pro kalkulace, analýzy nebo práci s údaji. Problém nastává ve chvíli, kdy od tabulek začnete očekávat, že budou zároveň centrálním systémem pro obchod, objednávky, sklad a fakturaci. Firma, která roste, k tomuto bodu dříve či později dorazí. Otázka tedy nezní, zda tabulky používáte, ale zda je používáte na správnou práci.

Skoro každá obchodní firma to má podobně. Na začátku stačí jeden sešit s ceníkem, šablona nabídky ve Wordu a složka s fakturami. Tabulky jsou rychlé, dostupné a každý je zná. Dokud se stejnými údaji pracuje pár lidí, fungují překvapivě dobře.

Zlom přichází postupně. Firma roste, přibývají obchodníci, sklad, nákup i administrativa. Se stejnými údaji najednou pracuje více lidí, zakázek je více a informace začnou kolovat mezi e-maily, tabulkami a různými verzemi dokumentů. Tabulky přitom stále fungují – jen od nich firma postupně začíná očekávat více, než je praktické tímto způsobem řešit.

Níže je pět signálů, podle kterých poznáte, že jste se do této fáze dostali. Nejsou to katastrofy. Jsou to drobnosti, na které si člověk zvykne – a právě proto jsou nebezpečné.

1. Pravda existuje ve více verzích

Klasika: nabidka_Novak_final.xlsx, nabidka_Novak_final_v2.xlsx, nabidka_Novak_final_OPRAVENE.xlsx. Tři soubory, tři ceny a ten, který zákazník skutečně dostal, je pravděpodobně čtvrtý – v příloze něčího e-mailu.

Dokud na nabídce pracuje jeden člověk, dá se to uhlídat. Ve chvíli, kdy se k ní dostane kolega, který zaskakuje během dovolené, nebo když o rok později přijde reklamace, začne pátrání. A pátrání stojí čas, který nikdo nefakturuje.

Stejný problém má i ceník. Pokud existuje v pěti kopiích na pěti noteboocích, znamená to, že pět lidí může pracovat s různými cenami a nikdo o tom nemusí vědět.

Nejde přitom o to, že tabulkový nástroj neumí pracovat se sdílenými soubory nebo historií úprav. Problém nastává tehdy, když firma používá množství samostatných souborů, kopií a vlastních tabulek a potřebuje z nich udržovat jeden společný zdroj aktuálních údajů.

Signál, že jste tam: při práci s dokumentem se nejdříve musíte někoho zeptat, která verze platí.

2. Jednoduchá otázka nemá rychlou odpověď

Zkuste si položit tyto otázky a změřte, jak dlouho trvá, než na ně dostanete odpověď:

• Kolik jsme reálně vydělali na zakázce pro firmu X?
• Kolik nabídek jsme minulý měsíc vystavili a kolik z nich se proměnilo v objednávku?
• Které nabídky jsou starší než tři týdny a nikdo se k nim nevrátil?
• Jaká je průměrná marže na zboží od tohoto dodavatele?

Pokud je odpověď „to bych musel dohledat“ a potom strávíte hodinu hledáním správných údajů v různých tabulkách a dokumentech, nemáte problém s tabulkami. Máte problém s tím, že firma nemá údaje uspořádané tak, aby se k nim dalo rychle dostat.

Tabulky jsou pro analýzu údajů velmi dobrý nástroj. Problém vzniká ve chvíli, kdy chcete z více tabulek zároveň řídit každodenní obchod. Místo analýzy se pak začnete věnovat hledání správných údajů.

A pocit bývá systematicky optimističtější než skutečnost – hlavně u marže, kde se snadno zapomene na dopravu, montáž nebo slevu, kterou obchodník dohodl telefonicky.

Souvisí to s tématem, kterému jsme se věnovali v článku o tom, kdy je lepší nabídku nevyhrát. Rozhodnout se, že do zakázky nejdete, lze jen tehdy, když víte, co vám přinese.

3. Firma stojí na jednom člověku a jeho složce

Ve většině obchodních firem existuje člověk, bez kterého se obchod jednoduše zastaví. „Má to v hlavě.“ Ví, který zákazník má jaké ceny, jaké slevy má dohodnuté s dodavateli a kde jsou tyto dohody uložené.

A právě v tom je riziko. Když onemocní, odjede na dovolenou nebo dá výpověď, odchází s ním část firemní paměti. Ne proto, že by ji nechtěl předat, ale proto, že nikdy nebyla systematicky zaznamenána. Byla v jeho souborech, e-mailech a v jeho hlavě.

Znalost, která není dostupná ostatním lidem ve firmě, se časem stává závislostí na konkrétním člověku.

Signál, že jste tam: když je tento člověk mimo, určité typy nabídek nebo zakázek se jednoduše odloží.

4. Stejné údaje přepisujete čtyřikrát

Poptávka přijde e-mailem. Z ní vznikne nabídka. Z nabídky objednávka. Z objednávky objednávka dodavateli, potom dodací list a nakonec faktura. V šesti dokumentech jsou v podstatě stejné údaje – a někdo je opakovaně přepisuje nebo kopíruje.

Každý takový přepis je místo, kde může vzniknout chyba. Záměna 100 za 1 000 kusů, stará cena, která se mezitím změnila, prohozená položka. Chyba se často odhalí – ale až u zákazníka nebo v účetnictví, což je to nejdražší možné místo.

Podrobně jsme tento řetězec rozebrali v článku Cesta obchodního případu: od poptávky po zaplacenou fakturu. Podstata je jednoduchá: údaj má do systému vstoupit jednou a dále se už jen přenášet. Pokud ho lidé opakovaně přepisují ručně, platíte jim za práci, kterou může dělat software – a ještě i za opravy chyb, které při tom vzniknou.

Toto téma bude stále aktuálnější i z jiného důvodu. S příchodem povinné elektronické fakturace bude ještě důležitější mít údaje ve strukturované podobě. A to se dělá výrazně jednodušeji tehdy, když už jsou v systému.

5. Slibujete termíny, které nedokážete dodržet

Zákazník se ptá, zda je zboží skladem. Obchodník se podívá do tabulky, ale není si jistý, zda jsou údaje aktuální. Zavolá proto do skladu, aby si stav ověřil. Mezitím už může být část zboží rezervována nebo vyskladněna na jinou zakázku.

Dokud je takových případů pár denně, řeší se to telefonátem do skladu. Když firma naroste, telefonátů přibývá a obchodníci začnou trávit čas ověřováním informací, které by měli mít k dispozici bez dalšího zjišťování.

Stejný problém platí i u termínů dodavatelů. Pokud nemáte na jednom místě informace o tom, co je objednané, kdy to má přijít a pro kterou zakázku je to určeno, plánujete naslepo – a zákazníkovi můžete slíbit termín, který se později ukáže jako nereálný.

Signál, že jste tam: před odpovědí zákazníkovi musíte někomu zavolat a ověřit si, co je pravda.

Jeden signál ještě nic neznamená

Pokud jste se našli v jednom bodě, pravděpodobně je vše v pořádku. Tabulky vám možná stále dělají přesně to, co od nich potřebujete.

Pokud jste se našli ve třech a více, problém už pravděpodobně není v samotných tabulkách. Je v tom, že firma potřebuje propojovat více procesů a více lidí pracuje se stejnými údaji.

Zkuste si to jednou zhruba odhadnout. Kolik hodin týdně stráví vaše firma hledáním správných údajů, ověřováním informací, přepisováním údajů mezi dokumenty a zjišťováním aktuálního stavu zakázek či skladu? Vynásobte to hodinovou sazbou.

Číslo, které vyjde, je cena způsobu práce, který možná stále funguje – ale už vám bere čas, který by lidé mohli věnovat zákazníkům a obchodu.

Jeden systém místo množství tabulek

Rostoucí firma nepotřebuje další tabulku, která vyřeší jeden konkrétní problém. Potřebuje, aby na sebe jednotlivé části obchodní agendy navazovaly.

Nabídka může pokračovat objednávkou. Objednávka může navazovat na nákup a sklad. Z dodacích listů mohou vzniknout faktury. A při každém kroku zůstávají údaje na jednom místě.

Právě na tomto principu funguje Offeris – jako informační systém pro obchodní firmy, který propojuje cenové nabídky, objednávky, fakturaci, skladové hospodářství a obchodní případy v jednom systému.

Výhodou není pouze méně tabulek. Důležité je, že lidé ve firmě pracují se stejnými údaji a jednotlivé procesy na sebe navazují.

Offeris si můžete vyzkoušet 14 dní zdarma a bez závazků. Nemusíte hledat pět různých nástrojů na pět různých činností. Offeris propojuje cenové nabídky, objednávky, nákup, sklad a fakturaci v jednom systému, aby lidé ve firmě pracovali se stejnými údaji a nemuseli je opakovaně přepisovat.